L’importance de suivre vos IJSS/BPIJ

En cas de maladie ou d’accident de travail, l’employeur sur la base d’un contrat ou une convention collective se doit de maintenir le salaire de l’employé absent.

Pour ce fait, l’employeur peut percevoir les indemnités journalières versées par la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) à son employé. On dit qu’il y a subrogation.

Tout employeur pratiquant la subrogation a besoin de vérifier le détail des règlements des indemnités journalières.

Pour cela, certains organes d’assurance maladie proposent un service en ligne, qui permet de consulter les versements effectués sur un bordereau de paiement des indemnités journalières, en abrégé BPIJ.

Cependant, les écarts en paie, les retards en paie et des non-versements des indemnités journalières (IJ) peuvent être constatées sur ces BPIJ. La réparation ou la prévention de ces défauts, fait donc appel à l’expertise de la comptabilité pour le suivi des versements sur le BPIJ.

 Constat des fraudes

Le non-versement des (IJ) peut être constaté grâce à un suivi comptable du BPIJ.

Il peut être dû entre autre à une fraude. En effet, les fraudes lorsqu’elles sont constatées peuvent être à l’origine du non-versement des IJ.

Il est donc question pour le comptable de justifier cette suspension de versement constaté sur le BPIJ. Les fraudes à l’origine de la suspension du versement des (IJ) peuvent être par exemple :

• Le cumul de l’indemnité journalière  c’est-à-dire, tout en étant indemnisé par la CPAM, le salarié continu son activité soit chez son employeur, soit chez un autre employeur. Dans d’autres cas, il peut avoir pratiqué une activité incompatible avec le versement des (IJ) ;
• La falsification des pièces nécessaires au calcul et paiement des (IJ) entraînant par conséquent celle des éléments de salaire ;
• L’augmentation du nombre réel de jours d’arrêt de travail par le salarié ;
• L’absence de déclaration du salarié par l’employeur ;
• La non-reconnaissance de l’entreprise sur plan légal. 

Identification des sources d’écarts/retards de paie et de non-versement des (IJ) constaté sur le BPIJ

Les défauts tels que les retards de paie, les écarts en paie ou encore le non-versement des indemnités journalières sont observés sur le BPIJ.

Ces défauts peuvent être d’origine procédurale ou technique (erreurs de comptabilité). Ils sont repérés si le contrôle comptable est effectif.

• Sources des défauts observables sur les BPIJ liées à la procédure

 Le non-versement des indemnités journalières, les retards de paie ou les écarts de paie peuvent être dus au fait qu’un dossier soit incomplet, à une durée excessive du traitement de dossier à la CPAM, au dépassement du délai de prescription.

Ces défauts dans ce cas, tirent leur origine d’un échec de la procédure. Le suivi comptable uniquement par une traçabilité peut les justifier.

• Dossier incomplet

Pour un cas de maladie, d’un accident de travail (AT) ou d’une maladie professionnelle (MP) ou de maternité, il existe une procédure de déclaration bien définie. Cette procédure exige un certain nombre de documents pour la constitution du dossier à traiter par l’organisme d’assurance.

Toute absence non remarquée d’une pièce constitutive du dossier à fournir entraîne un retard de versement des indemnités journalières qui sera observé plus tard sur le BPIJ.

• Durée de traitement à la CPAM

La caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) entretien sur une même période plusieurs cas d’arrêt travail. Ces cas deviennent encore plus nombreux si, une épidémie est répandue à cette période. Un empilement régulier des dossiers d’arrêt est alors observable. Cependant, la CPAM n’accorde pas de priorité au traitement des dossiers subrogés.

Comme elle accorde la priorité à l’étude des dossiers des salariés non subrogés, un retard de versement des indemnités journalières est souvent constaté au niveau du BPIJ. Ce retard de paie est donc expliqué par cette durée de traitement de dossier envoyé à la CPAM.

• Délai de prescription

Dans un cas de maladie, d’accident de travail ou de maternité, l’employeur doit assurer le maintien de salaire de l’employé. L’employeur à travers la subrogation, évite les écarts de délai entre le versement des indemnités journalières et celui du complément de salaire. Pour cela, il donne une avance au salarié qui, sera compensée plus tard par les indemnités journalières versées par la CPAM.

Cependant, si le délai de prescription est dépassé, la subrogation ne peut se poursuivre. Ainsi, aucun versement d’indemnité journalière de la CPAM ne sera observable sur le BPIJ. L’employeur enregistrera un déficit financier dans ses comptes ne pouvant plus percevoir son désormais dû.

• Source technique du défaut observable sur le BPIJ

Sur le BPIJ, la différence de somme peut être observée. C’est-à-dire, l’indemnité journalière calculée en prévision est différente de celle reçue. Cette différence interroge nécessairement le suivi d’un comptable.

• Différence entre indemnités journalières reçues et attendues

En comptabilité, à l’aide des formules de calcul déjà établi, il est possible d’obtenir en prévision la valeur des indemnités journalières. On parle alors d’indemnités journalières attendues. Il arrive dans certains cas, qu’elles soient différentes en terme de valeur aux indemnités journalières reçues c’est-à-dire celles présentées sur le BPIJ. Cette différence de somme observée à partir du BPIJ nécessite pour sa réparation  un suivi comptable.

Outils de vérification du montant des (IJ) et paramètres à considérer lors du suivi sur BPIJ.

 Le suivi du versement des indemnités journalières à travers la consultation des BPIJ nécessite entre autre la maîtrise des outils de calcul utilisés.

Il s’agit donc de savoir comment sont calculées les indemnités journalières pour un cas de maladie, d’accident de travail (AT) ou de maternité.

En plus, il s’agira de savoir quels paramètres sont pris en compte lors du calcul des indemnités journalières indiquées sur le BPIJ.

• Outils de vérification du montant des indemnités journalières (IJ)

Pour un cas de maladie, on parle d’indemnité journalière maladie. Elle est calculée à partir du gain journalier de base qui, lui-même est calculé à partir des salaires bruts. Ces salaires bruts soumis à cotisation sont pris en compte à 1.8 fois le SMIC mensuel en vigueur.

Ainsi, en considérant le SMIC en vigueur durant les (03) mois précédent l’arrêt   et, en considérant le SMIC en vigueur durant les (12) mois précédent l’arrêt pour salarié dont l’activité est saisonnière.

Pour le cas d’un accident de travail (AT) ou maladie de travail (MT), avec un salaire mensuel, l’indemnité journalière tient compte du salaire brut au mois précédent l’arrêt de travail et des primes éventuelles.

Pendant les (28) premiers jours,   ou encore, Indemnité Journalière  = 60% du salaire journalier de base plafonné à 337.97€ –21%. A partir du 29e jour, Indemnité Journalière = 80% de ce même salaire – 21%.

Calcul IJ: cas AT ou MP

Pour le cas de la maternité,  l’indemnité journalière versée est égale au salaire journalier de base, calculé sur la base des (03) derniers salaires des (3) mois précédent le congé prénatal ou les salaires des (12) mois précédent le congé prénatal. Indemnité Journalière maternité = salaire journalier brut dans la limite du plafond de la sécurité sociale – 21% (application tous les jours pendant l’interruption samedi, dimanche et jours fériés compris).

Calcul IJ : Cas Maternité

•  Paramètres à considérer lors du suivi comptable des BPIJ

Le montant des indemnités journalières tel que observé sur le BPIJ peut être supérieur aux (IJ) attendues ou encore au seuil de sécurité social.

Ceci peut résulter d’une revalorisation ou d’une majoration des (IJ). Dans un autre cas, ces paramètres peuvent être omis lors du calcul des (IJ) à verser. Dans l’un ou l’autre cas, le comptable par la suite d’un suivi doit justifier ces résultats.

Revalorisation des Indemnités Journalières

Une augmentation générale des salaires peut intervenir au cours de l’arrêt travail du salarié. Si la période d’absence est encore longue, le salarié en arrêt peut profiter dans certaines conditions d’une revalorisation des indemnités journalières.

Ces conditions peuvent être un accord collectif d’entreprise ou une convention collective. Cette revalorisation des indemnités journalières est un élément dont la considération est à suivre sur le BPIJ.

Majoration des Indemnités Journalières

Pour un salarié en arrêt de travail, ayant à charge au moins (3) enfants, l’indemnité journalière est majorée à partir du 31e jour. Cette majoration est aussi un élément dont l’effet doit être suivi par le comptable sur les BPIJ. 

Plan de suivi du comptable

Pour sécuriser la procédure de versement des indemnités journalières, un plan de suivi réalisé par les comptables est nécessaire. Ces suivis sont effectués de la procédure de déclaration (maladies, maladie professionnelle, accident de travail) aux prestations.

Pour tout défaut observé sur le BPIJ, il s’agit donc de suivre ou contrôler :

• L’ouverture des droits des indemnités journalières ou plus précisément la vérification des éléments constituant le dossier d’ouverture des droits ;
• Le montant de l’indemnité journalière (IJ) qui, passe par la vérification de l’exactitude entre les (IJ) attendues et les (IJ) reçues ;
• Le montant des indemnités journalières (IJ) supérieur au seuil de sécurité social déjà défini. On vérifie ici, le destinataire et la cohérence des éléments du dossier ;
• Les indemnités journalières forfaitaires ;
•  La régularisation des indemnités journalières ;
• La fiabilité des paiements des indemnités journalières ;
• Les paiements multiples.