Un salarié en arrêt de travail pour maladie ou accident bénéficie de deux types d’indemnisation durant son absence : l’une versée par la sécurité sociale, les IJSS et l’autre versée par l’employeur, le maintien de salaire.

 

L’articulation entre ces deux types d’indemnisations n’est pas toujours facile à comprendre et nécessite un suivi rigoureux sur le plan comptable.

 

Simplicia vous explique tout dans cet article.

Les IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale)

Les indemnités journalières sont versées par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) pour compenser la perte de salaire pendant un arrêt de travail.

 

Lors d’une absence comme un arrêt maladie classique, le salarié peut percevoir des indemnités journalières après un délai de carence de trois jours. Celles-ci sont calculées à partir des salaires bruts des trois mois précédant la date du dernier jour travaillé, et sont versées tous les 14 jours en moyenne.

 

Ces indemnités sont plafonnées et compensent le salaire selon un pourcentage établi par le Code de la Sécurité Sociale.

👉À savoir : Le salarié en arrêt maladie reçoit des IJ après un délai de carence de trois jours. Elles sont versées tous les 14 jours en moyenne.

 

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Capture d’écran d’ameli.fr

 

Le maintien de salaire par l’employeur

En complément du versement des indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) plafonnées, l’employeur va intervenir en complément de celle-ci en maintenant également un pourcentage prédéfini au salarié en arrêt maladie.

 

Le maintien de salaire est déterminé soit par un accord d’entreprise ou de convention collective, soit par la loi. Souvent l’employeur applique le dispositif le plus favorable pour le salarié. Le salarié absent recevra donc des indemnités journalières de la CPAM ainsi qu’un maintien de salaire de la part de son employeur.

 

Dans certains cas et selon son choix, l’employeur peut mettre en place un mode de gestion en pratiquant la subrogation. Celle-ci consiste pour lui à percevoir en lieu et place du salarié les IJSS afin de les lui reverser ensuite.

 

En pratiquant la subrogation, l’employeur avancera alors au salarié le montant des IJSS et percevra ensuite ce montant directement de la part de la CPAM à la place du salarié, ce après l’envoi des attestations de salaire.

 

Ce système simplifie les versements dus aux salariés mais nécessite de la part de l’employeur et du service comptable une gestion minutieuse des fluxs émanant de la sécurité sociale.

 

Votre comptable effectuera ce suivi essentiellement à l’aide des bordereaux de paiement des indemnités journalières (BPIJ) consultés sur le portail net-entreprises.

 

👉À savoir : L’entreprise doit faire parvenir les attestations de salaire à la CPAM pour se faire rembourser les IJSS.

 

Indemnisation d’un salarié en arrêt de travail avec maintient de salaire

IJSS : le risque des retards de paiement

Au sein des CPAM le traitement des arrêts maladie a conservé les mêmes processus.

 

Chaque dossier est examiné par la Caisse d’assurance maladie et selon l’engorgement de leur service, les IJSS peuvent subir un retard aléatoire dans les traitements des dossiers, ce qui induit une attente de remboursement des indemnités journalières.

 

Dans d’autres cas, malgré une gestion minutieuse, certaines IJSS peuvent ne pas être remboursées chez certaines entreprises, faute d’avoir fourni un dossier conforme et complet.

 

Le suivi du remboursement des indemnités journalières de sécurité sociale est impératif pour le service paie d’une entreprise.

 

En effet, dans certains cas, les indemnités journalières pourraient ne pas être versées car celles-ci sont réglées à partir de dossiers à jour et complets. Aussi tout manquement empêchera l’étude de l’indemnisation par la CPAM.

 

L’employeur doit être extrêmement vigilant quant à transmettre les pièces et documents demandés par l’organisme d’assurance sociale mais le salarié a également des obligations administratives à remplir.

 

C’est pour cette raison qu’il est important pour l’entreprise, en amont des arrêts de travail, de communiquer à ses salariés les bonnes pratiques à tenir dans le cas d’un arrêt de travail.

 

Il arrive souvent que des salariés ne transmettent pas les pièces nécessaires à la CPAM par ignorance ou négligence. Cela peut être fréquemment le cas avec de jeunes salariés non informés des règles et procédures en la matière.

 

Voici les causes de fréquentes de non remboursement des IJSS :

 

  • Certains justificatifs n’ont pas été envoyés par les salariés, par exemple l’arrêt de travail, le certificat de naissance etc.
  • Des retards de traitement sont en cause à la CPAM car celle-ci traite en priorité les dossiers sans subrogation.
  • Le dossier du salarié en arrêt contient une particularité par exemple : un mi-temps thérapeutique ou une prolongation au-delà de six mois ce qui complique le traitement des IJSS.
  • Les attestations de salaire ou le flux DSN mentionnant un arrêt de travail est incomplet.

Les causes fréquentes de non remboursement des IJSS

BPIJ : Comprendre et suivre les écarts IJSS

Dès qu’une somme remboursée est différente des calculs prévisionnels de salaire ou bien qu’un dossier reste sans remboursement, l’entreprise doit effectuer des démarches pour comprendre les écarts et retards des IJSS.

 

Il convient alors pour le service en charge des aspects financiers de l’entreprise, de relever chaque dossier qui présente une anomalie et contacter la CPAM pour chaque différence de somme ou chaque arrêt en cause afin de savoir ce qui bloque sur le dossier pour agir en conséquence.

Démarches pour comprendre les écarts et retards des IJSS

► Voici les raisons majeures qui doivent vous inciter à suivre le versement des indemnités journalières dues par la CPAM :

 

  • 25 à 30 % des arrêts maladie ne sont jamais remboursés par les organismes sociaux aux entreprises.
  • Les dossiers subrogés ne sont pas traités en priorité par les caisses primaires d’assurance maladie.
  • Il est impossible de récupérer les IJ dues après le délai de prescription.
  • Les indemnités journalières sont réglées à partir de dossiers complets or certaines pièces ou documents manquants peuvent bloquer le paiement des indemnités.
  • Votre salarié pourrait bénéficier d’un trop-perçu de salaire si ses droits au regard de la prestation sociale sont modifiés.
  • La sécurité sociale peut également infliger des sanctions en cas de non-respect des obligations du salarié en arrêt de travail (minoration du montant des IJ ou suspension du versement).
  • L’ensemble des fluxs financiers générés par la perception des IJSS font l’objet d’écritures comptables et nécessite de faire un rapprochement bancaire systématique.

L’exactitude et le suivi des IJSS revêt alors d’une importance majeure pour toutes les entreprises concernées par les arrêts maladie de leurs salariés.

 

Lire notre article sur “comment et pourquoi faire le rapprochement bancaire des IJSS”

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