Comment et pourquoi faire le rapprochement bancaire des IJSS

Lors d’un arrêt maladie, l’employeur peut décider de percevoir directement les indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) en subrogeant les droits du salarié.

Cette opération nécessite obligatoirement une comptabilisation puisque l’entreprise est créancière des organismes sociaux.

La gestion de l’absence par le service comptable et administratif de la paie comporte, alors, un ensemble de tâches chronophages, complexes et souvent source d’erreurs.

Quels sont les enjeux de cette gestion pour votre entreprise, comment et pourquoi faire le rapprochement bancaire des IJSS ?

Le suivi des IJSS en comptabilité

Les indemnités journalières d’un salarié en arrêt maladie lui sont normalement versées personnellement.

Quand l’entreprise n’effectue pas de subrogation, aucune écriture comptable ne sera enregistrée : la paie affichera simplement la diminution du salaire brut de votre salarié absent. Celui ci percevra directement les indemnités journalières par la Caisse de sécurité sociale.

En revanche, si vous maintenez le salaire de votre employé, la subrogation des droits est mise en place, alors l’entreprise percevra directement les indemnités journalières de son salarié absent.

Il est aisé de comprendre que l’enjeu majeur pour le service comptable de la société est d’avoir une gestion rigoureuse de l’encours financier, car la subrogation des IJSS implique d’avancer au salarié le montant des indemnités journalières, puis a posteriori de percevoir ce montant de la part de la CPAM.

Ce processus semble simple, d’autant que l’outil BPIJ sur net-entreprises permet de vérifier les versements des indemnités journalières pour chaque salarié absent.

Mais en réalité, la moindre erreur ou les retards de traitement des arrêts maladies impactent obligatoirement la comptabilité de l’entreprise.

Capture d’écran d’Ameli.Fr

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Pourquoi faire le rapprochement bancaire des IJSS ?

Pour optimiser la trésorerie de l’entreprise et simplifier sa comptabilité, l’absence d’un salarié rend inévitable la mise en place d’une gestion quotidienne des IJSS subrogées.

Par conséquent, les services RH, le service paie et la comptabilité sont au cœur de multiples actions à mener :

• Formalités avec la CPAM.
  
• Transmission des justificatifs.
  
• Relances pour recouvrement des IJ.
• Suivi des BPIJ.
• Rapprochement bancaire.

En percevant directement les indemnités journalières, l’entreprise dispose d’une créance sur les organismes sociaux.

C’est pourquoi, en comptabilité, celle-ci doit être constatée par plusieurs opérations de débit et crédit dans les écritures de paie, notamment :

• dans les comptes “produits à recevoir : organismes sociaux”, “rémunération du personnel” et “banque”.

Ces écritures sont nécessaires pour qu’apparaissent l’avance de l’IJSS faite au salarié, le maintien de salaire mais aussi les sommes remboursées d’ IJSS subrogées.

Elles permettent de faciliter le rapprochement bancaire, et mettre en lumière les erreurs de versement et de perception des indemnités journalières.

De plus le rapprochement des fluxs financiers est une action prioritaire : il convient de ne pas oublier que la récupération des IJSS passées auprès de la Sécurité Sociale ne peut se faire que dans une limite de la prescription 24 mois suivant l’arrêt de travail.

L’entreprise se doit de régler au plus tôt avec les CPAM tous les points de blocage sur les dossiers d’arrêt maladie afin de réaliser dans les temps, les relances pour recouvrir les sommes concernées.

Comment faire le rapprochement bancaire ?

Les indemnités journalières dues au titre de l’arrêt de travail d’un de vos salariés génèrent des écritures comptables particulières.

Malgré la dématérialisation de nombreux outils, le traitement des IJSS ne peut en aucun cas être automatisé, contrainte de mobiliser des moyens humains dédiés en interne.

Cela entraîne de nombreuses conséquences pour l’entreprise qui doit gérer plusieurs problématiques :

• Assurer des tâches de vérification chronophages et de suivi des BPIJ
• Contacter des acteurs pléthoriques : CPAM, organismes de prévoyance, service paie…
• Relancer et recouvrir les dossiers en cours.
• Disposer de compétences métiers et réglementaires.
• Tenir sa comptabilité à jour.

Ces difficultés sont bien connues de toutes les entreprises et surtout des services comptables.

Néanmoins, certains outils permettent de faire gagner un temps précieux sur les tâches à faible valeur ajoutée, comme le rapprochement bancaire automatique.

Il s’agit de l’opération comptable qui permet de vérifier la concordance du compte “banque”, en vous appuyant sur les relevés de compte bancaire, adressé par votre banque.

En effet, de façon régulière, les entreprises sont tenues de contrôler chacune des lignes de leur relevé bancaire, et de vérifier leur correspondance avec les données saisies en comptabilité sur le compte “banque”.

Long et fastidieux s’il est pratiqué manuellement, ce pointage est indispensable car il permet de traquer les éventuels décalages ou erreurs sur le versement des IJSS.

L’automatisation du rapprochement bancaire n’est pas obligatoire mais permet d’obtenir une comptabilité juste en traitant plusieurs aspects comptables :

• en identifiant les erreurs de saisie
• en repérant les débits inconnus
• en augmentant la fréquence de vos régularisations sans efforts
• en améliorant la précision de votre trésorerie

Forte de son expérience et Simplicia développe des solutions adaptées aux besoins des entreprises .

Notre solution de rapprochement bancaire automatique vous permet de :

• Faire à chaque fin de mois, un export de vos transactions bancaires au format CSV.
• D’importer le fichier CSV dans “Simplicia BPIJ”.
• Identifier et visualiser les écarts BPIJ.
• Réintégrer les justificatifs sur votre compte bancaire (ou votre outil de gestion).

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