Depuis début 2017 et la généralisation de la DSN, nous sommes nombreux à penser que l’automatisation de la transmission de données abolit toute erreur ou dysfonctionnement dans le remboursement des indemnités journalières de la sécurité sociale : les IJSS.

Cependant si certains éléments sont transmis automatiquement, la gestion des dossiers maladie auprès des Caisses Primaire d’assurance maladie reste la même. Il est essentiel pour les entreprises d’observer une gestion et un suivi minutieux des IJSS afin d’éviter toute problématique comptable notamment lorsque l’entreprise pratique la subrogation de salaire.

Simplicia vous explique pourquoi suivre les écarts entre les indemnités journalières perçues et le salaire versé à l’aide des Bordereaux de Paiement des Indemnités Journalières (BPIJ) et quels sont les enjeux réels pour les chefs d’entreprise.

IJSS : Les services en ligne de l’assurance-maladie pour les entreprises

Net- entreprises est le portail sur lequel les entreprises retrouvent les services en rapport avec l’assurance-maladie.

Depuis la DSN, la dématérialisation est devenu une obligation et Net-entreprises permet d’établir toutes les attestations de salaire, d’envoyer les déclarations d’accident du travail, de générer la feuille de soins gratuitement et également de consulter le taux AT/MP ou encore les bordereaux de paiement des IJSS subrogées. 

👉À savoir : la déclaration sociale nominative (DSN) consiste à transmettre de façon mensuelle et dématérialisée toutes les données sociales via le logiciel de paye. Elle remplace la plupart des déclarations sociales en une déclaration unique mensuelle.

La DSN est constituée de 2 types de flux mensuels:  un pour les données de paie et l’autre qui est événementiel avec des éléments datés pour les arrêts de travail,par exemple.

Les services en ligne de l’assurance-maladie pour les entreprises

Entreprises : Formalités arrêt de travail pour maladie

Établir une attestation de salaire est obligatoire pour tout arrêt de travail quel que soit le motif ! C’est sur cette base que l’assurance-maladie détermine si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit aux indemnités journalières et en calcule son montant.

Dès lors que vous êtes informé d’un arrêt de travail, le premier réflexe à avoir est d’effectuer au plus vite le signalement de l’événement et l’attestation de salaire.

En cas de maladie, si l’arrêt maladie dépasse les trois jours de carence, l’attestation de salaire doit être établie dès réception de l’arrêt de travail.

En quelques clics sur net-entreprises.fr, il est facile et rapide de gérer tout type d’arrêt de travail. L’attestation est remplie et transmise automatiquement à la caisse d’assurance maladie du salarié. Ce mode opératoire est une garantie d’un paiement rapide à partir de J+3 après la saisie des informations.

Formalités en cas arrêt de travail et maladie

👉À savoir : En cas de subrogation, il faudra indiquer la période maximale de subrogation prévue par la Convention Collective, celle-ci précise la date de début ainsi que la durée en cas d’arrêt maladie. Par ailleurs, un RIB doit être fourni pour toute première demande de subrogation

Le remboursement des IJSS subrogées : automatique ?

S’il n’est plus nécessaire de fournir une attestation de salaire (puisque cette information est déjà communiquée automatiquement) le remboursement des indemnités journalières n’est pas automatique.

Au sein des CPAM le traitement des arrêts maladie a conservé les mêmes process ; Chaque dossier est examiné par la Caisse d’assurance maladie et selon l’engorgement de leur service, les IJSS peuvent subir un retard aléatoire dans les traitements des dossiers, ce qui induit une attente de remboursement des indemnités journalières.

Dans d’autres cas, malgré une gestion minutieuse, certaines IJSS peuvent ne pas être remboursées chez certaines entreprises, faute d’avoir fourni un dossier conforme et complet.

Causes fréquentes de non remboursement des IJSS

Le suivi du remboursement des indemnités journalières de sécurité sociale est impératif pour le service paie d’une entreprise.

En effet, dans certains cas, les indemnités journalières pourraient ne pas être versées car celles-ci sont réglées à partir de dossiers à jour et complets. Aussi tout manquement empêchera l’étude de l’indemnisation par la CPAM. L’employeur doit être extrêmement vigilant quant à transmettre les pièces et documents demandés par l’organisme d’assurance sociale mais le salarié a également des obligations administratives à remplir.

C’est pour cette raison qu’il est important pour l’entreprise, en amont des arrêts de travail, de communiquer à ses salariés les bonnes pratiques à tenir dans le cas d’un arrêt de travail. Il arrive souvent que des salariés ne transmettent pas les pièces nécessaires à la CPAM par ignorance ou négligence. Cela peut être fréquemment le cas avec de jeunes salariés non informés des règles et procédures en la matière.

Voici les causes de fréquentes de non remboursement des IJSS :

  • Certains justificatifs n’ont pas été envoyés par les salariés, par exemple l’arrêt de travail, le certificat de naissance etc.
  • Des retards de traitement sont en cause à la CPAM car celle-ci traite en priorité les dossiers sans subrogation.
  • Le dossier du salarié en arrêt contient une particularité par exemple : un mi-temps thérapeutique ou une prolongation au-delà de six mois ce qui complique le traitement des IJSS.
  • Les attestations de salaire ou le flux DSN mentionnant un arrêt de travail est incomplet.

BPIJ : Comprendre et suivre les écarts IJSS

Dès qu’une somme remboursée est différente des calculs prévisionnels de salaire ou bien qu’un dossier reste sans remboursement, l’entreprise doit effectuer des démarches pour comprendre les écarts et retards des IJSS.

Il convient alors pour le service en charge des aspects financiers de l’entreprise, de relever chaque dossier qui présente une anomalie et contacter la CPAM pour chaque différence de somme ou chaque arrêt en cause afin de savoir ce qui bloque sur le dossier pour agir en conséquence.

L’outil pour suivre les IJSS : le BPIJ

La consultation des bordereaux de paiement pour les indemnités journalières (BPIJ) est proposée par l’Assurance maladie aux employeurs qui pratiquent la subrogation pour le versement des indemnités journalières à leurs salariés. L’inscription au service « attestation de salaire en ligne » du site net-entreprises donne automatiquement accès à BPIJ dans un espace dédié.

Cet espace facilite la recherche des paiements pour chaque salarié et en fonction des établissements de l’entreprise : la saisie d’un Siret et d’une période permet de consulter les informations de paiement et régularisations des indemnités journalières sur l’ensemble de vos salariés concernés.

La consultation des BPIJ est accessible 7j/7 et il est possible de procéder au téléchargement et la sauvegarde du BPIJ au format PDF.

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Pourquoi suivre les écarts d’IJSS ?

La subrogation est loin d’être neutre pour les entreprises car, d’une part elles se trouvent confrontées à un décalage de trésorerie et, d’autre part elles peuvent ne jamais recouvrer les indemnités journalières de sécurité sociale.

En effet, selon la société KMSI, acteur des SIRH, “25 à 30 % des arrêts maladie ne sont jamais remboursés par les organismes sociaux aux entreprises et cela coûterait plus de 2 milliards d’euros par an aux entreprises”.

Il s’agit d’un enjeu énorme est souvent sous-estimé qui peut peser très lourd dans une entreprise du fait du délai de prescription, car il ne faut pas oublier que les prestations IJSS se prescrivent le premier jour du trimestre qui suit les deux ans d’absence. Passé ce délai, il sera impossible pour l’entreprise de récupérer les sommes dues !

La problématique majeure pour les TPE, PME et les plus grandes entreprises sont de pouvoir consacrer les ressources humaines en entreprise et mobiliser du personnel en interne pour le traitement des arrêts maladies qui devient une tâche chronophage et laborieuse.

De plus le suivi des IJSS, dans le cadre des subrogations, nécessite une bonne coordination entre la direction des ressources humaines qui réalise l’avance des indemnités journalières auprès des salariés et la direction financière qui doit en constater le remboursement après coup sur les bordereaux.

C’est pour cette raison que le suivi des écarts entre la paie et les BPIJ est un casse-tête pour les entreprises et que le recouvrement des indemnités sociales exige un suivi particulièrement rigoureux et surtout quotidien des fluxs.

Pour rappel : la subrogation consiste à maintenir le salaire des collaborateurs en cas d’absence maladie, maternité ou accident du travail. C’est alors l’employeur qui perçoit des indemnités versées par la sécurité sociale.

 

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