Plan de l'article
Le calcul des IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale ) se fait sur des bases bien précises par un organisme en charge de son paiement qui est appelé caisse primaire d’assurance maladie (CPAM).
Actuellement , nous relevons plusieurs problèmes liés à la gestion des IJSS auprès des différents intervenants.
Tout au long de cet article , nous aborderons les difficultés rencontrées par ces intervenants. Puis , nous proposerons quelques solutions pour l’amélioration de leur gestion.
Les problèmes liés à la gestion des IJSS
Au sein de la CPAM
Avec la généralisation de la DSN (déclaration sociale nominative) début 2017, on pourrait croire que l’automatisation de la transmission de données abolit toute erreur ou dysfonctionnement dans le remboursement des IJSS.
Les éléments sont transmis automatiquement certes, mais cela ne change en rien le processus de gestion des dossiers au niveau des CPAM. Le remboursement de l’IJSS n’est pas automatique. La DSN n’a réellement pas changé grand-chose.
L’attestation de salaire ainsi que le flux de déclaration d’absences sont automatiquement communiqués à l’administration, mais rien n’a vraiment changé dans le processus de traitement des dossiers au sein des CPAM qui accuse toujours un retard ce qui entraîne bien évidemment les retards de remboursement. Certaines entreprises se trouvent ainsi pénalisées.
Les problèmes liés à la gestion des IJSS au sein de la CPAM
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Cas des IJSS non subrogées
Lorsque les IJSS sont versés directement à l’employé, on parle de IJSS NON SUBROGÉES. Celui-ci gère lui-même son dossier de la transmission des documents à la CPAM jusqu’au versement des IJSS. Beaucoup d’employés ne maîtrisent pas les procédures, ils ne maîtrisent pas la gestion des IJSS d’où les retards et/ou écarts de paiement.
Cas des IJSS subrogées
En cas d’arrêt de travail, les IJSS sont en principe versées directement au salarié. L’employeur peut toutefois maintenir à l’employé la totalité ou une partie de son salaire, et percevra alors lui-même directement les IJSS. On dit alors qu’il y a subrogation. (Article R. 323-11 du code de la sécurité sociale).
La subrogation est mise en œuvre sous certaines conditions. Dans un premier temps, il doit avoir un maintien du salaire intégral ou partiel pendant la durée du travail ou du congé. Dans un second temps, la part du salaire maintenu doit être d’un montant au moins égal à celui des IJSS dues au salarié par la CPAM.
Ainsi, dans l’hypothèse où l’employeur décide de maintenir le salaire de son employé sans subrogation, le salarié perçoit de la part de la CPAM, les IJSS auxquels il a droit, et à cela s’ajoute le complément de salaire versé par son employeur dans le cadre du maintien de salaire.
A l’inverse, dans l’hypothèse d’une subrogation de l’employeur dans les droits aux IJSS du salarié, le salarié reçoit un seul virement de la part de son employeur à hauteur du montant prévu pour le maintien du salaire (incluant donc le montant IJSS).
Découvrez le guide complet 2020 de la subrogation de salaire IJSS Employeur
Les entreprises n’ont parfois pas en interne un service compétent pour la gestion des IJSS. Le mauvais suivi des dossiers et règlements entraîne le retard dans les remboursements ce qui a pour conséquence directe sur les finances de l’entreprise.
Bien même lorsque les remboursements sont effectués, le non contrôle des montants et des écarts fait également perdre de l’argent à l’entreprise.
Certains employés sont à l’origine du retard des remboursements des IJSS. Le cas par exemple où les justificatifs (arrêts de travail, certificats de naissance, etc.) ne sont pas envoyés par ignorance ou par négligence.
Problèmes liés à la gestion des IJSS
Proposition d’amélioration de la gestion des IJSS
Au sein de la CPAM
Mutualisation et transferts des charges : les outils de gain de productivité
La CPAM doit absolument profiter des progrès de l’outil informatique ou alors mieux l’exploiter. Le télétravail facilité par une gestion électronique des documents plus développée, sera également un facteur de productivité pour les CPAM.
Pour gérer efficacement les IJSS, les CPAM doivent suivre les quelques recommandations suivantes :
- Rattachement de nouveaux bénéficiaires aux CPAM les moins efficientes plutôt qu’à la CPAM du ressort géographique de l’affilié ;
- Regroupement des plus petites CPAM afin d’accroître leur productivité ;
- Poursuites des réductions d’effectifs dans l’ensemble des caisses ;
- Transfert des charges des CPAM les plus efficientes vers les grandes CPAM (plus d’un millier d’ETP) les moins efficientes.
Cas des IJSS non subrogées
L’employé non subrogé doit impérativement maîtriser les différentes procédures de gestion des IJSS. Il doit être organisé et méthodique. Il doit contrôler tous les mois ses comptes. En cas de doute ou d’écart entre ses calculs prévisionnels et les versements, il doit immédiatement se rapprocher de la CPAM.
Il peut également décider de confier la gestion à un professionnel contre rémunération. Il gagne ainsi en temps et il est sûr de respecter les délais et d’entrer en possession de son argent.
Cas des IJSS subrogées
– L’entreprise doit mettre en interne un système de gestion des IJSS.
Elle doit maîtriser les calculs des IJSS et les processus de remboursement. La gestion doit être mensuelle et non annuelle.
Dès qu’une somme remboursée est différente de vos propres calculs prévisionnels ou bien qu’un dossier reste sans remboursement, c’est à ce moment que l’entreprise doit contacter la CPAM.
Les calculs doivent être rapprochés, chaque différence de somme ou chaque arrêt en souffrance doit être signalé, afin de comprendre le plus tôt possible les écarts et les retards.
L’entreprise doit contacter la CPAM pour chaque dossier présentant une anomalie. Lorsque le dossier est récent, ses éléments sont encore frais dans les esprits des parties concernées, il est donc bien plus facile de retrouver les souvenirs sur les faits, un document manquant, un élément nécessaire pour débloquer la situation. Plus le temps est long, plus les justificatifs et les pièces du dossier sont difficiles à rassembler.
Les personnes responsables de la gestion des IJSS en interne doivent particulièrement faire attention à la prescription. Les prestations d’IJSS se prescrivent le premier jour du trimestre qui suit les deux ans d’absence. On ne peut donc pas revenir sur un dossier en souffrance.
Passé ce délai, il sera impossible pour l’employeur de récupérer les sommes qui lui sont dues. Si on prend en compte les délais parfois très longs des traitements des dossiers à la CPAM cette période peut passer très vite.
Il est donc impératif que les dossiers soient suivis de près et ce à partir du jour de leur constitution.
Amélioration de la gestion des IJSS
Découvrez les différences entre IJSS nettes et IJSS brutes
– L’externalisation de la gestion des IJSS
Malheureusement le cumul de poste entre gestionnaire de paie et les gestionnaires internes des IJSS n’est pas évident car ces derniers sont chronophages. Pour pallier à ce problème, certaines entreprises se tournent vers l’externalisation de la gestion des IJSS. Elles confient ainsi la gestion à une autre structure spécialisée sur le sujet.
L’entreprise gagne ainsi du temps pour ces gestionnaires afin qu’ils puissent se concentrer sur leur métier premier qu’est la paie, et elle gagne aussi en trésorerie sur les montants récupérés et les délais de récupération.
Lire aussi : Comment suivre vos IJSS
– Communiquer fréquemment les bonnes pratiques aux salariés
L’entreprise doit constamment rappeler aux employés leurs obligations auprès de la CPAM et l’impact de la non transmission des dossiers à temps.
Car un document mal renseigné ou pas transmis à temps n’est pas traité par la CPAM, ce qui conduit immédiatement à un retard de remboursement.
Pour ce faire, un responsable lors des réunions hebdomadaires ou mensuelles, selon la fréquence qui convient, devra accorder quelques minutes voire quelques heures aux rappels des consignes liées à la gestion des IJSS par les collaborateurs. La répétition étant la mère de la science ceux-ci vont s’imprégner de ces consignes comme un style de vie car il en va de la santé financière de l’entreprise.
